Perencanaan Usaha

PERENCANAAN USAHA

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lainpengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Perencanaan dalam sebuah perusahaan dan oprganisasi merupakan hal penting yang harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang terlaksananya tujuan dari perusahaan atau organisasi yang tentunya ditentukan bagaimana cara seorang manager menyusun sebuah perencanaan tersebut. Seperti halyang yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary Coulter perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam bentuknya  yaitu :

1. Rencana formal adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini dibentuk untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
2. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada kemampuan anggota dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak tertulis disini adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau organisasi, rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja.

PIHAK-PIHAK YANG BERKEPENTINGAN

Dalam dunia usaha terdapat dua (2) pihak yang berkepentingan (stakeholder) yang berpengaruh secara langsung, yakni external stakeholder (pihak luar) dan internal stakeholder (pihak dalam) :

A. Pihak Internal Dunia Usaha
1. Karyawan
Dengan memiliki sumber daya manusia atau sdm yang baik akan sangat membantu dunia bisnis untuk maju.
2. Pemegang Saham dan Dewan Direksi
Adalah dua bagian penting yang mengatur kegiatan atau jalannya roda perusahaan publik di mana para pemegang saham memiliki kemungkinan untuk mempengaruhi suatu perusahaan dengan hak suara yang dimilikinya sesuai dengan persentase saham yang dimiliki.

B. Pihak Eksternal Dunia Usaha
1. Pelanggan / Konsumen
Konsumen dapat dibagi atau dibedakan menjadi 2, yaitu konsumen perorangan atau individu dan konsumen lembaga/perusahaan/bisnis. Konsumen membelanjakan uang yang dimilikinya untuk barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan.

2. Pemasok / Suplier / Suplayer
Membatu perusahaan untuk mendapatkan faktor produksi atau input untuk diolah menjadi keluaran atau output yang memiliki nilai tambah.
3. Pemerintah

Lembaga yang membuat undang-undang, kebijakan serta peraturan agar roda perekonomian suatu negara atau daerah dapat berjalan seperti yang telah direncanakan.
4. Serikat Pekerja

Berkaitan dengan hal-hal yang berhubungan dengan pekerja seperti upah, jam kerja, fasilitas, kondisi kerja, dan sebagainya
5. Pesaing / Rival

Semakin kuat pesaing kita maka akan mengurangi omset perusahaan, sehingga perlu secara terus menerus melakukan pengembangan dan perbaikan untuk dapat menguasai pasar.
6. Lembaga Keuangan

Contohnya seperti bank, asuransi, leasing atau sewa guna, dan lain sebagainya yang membantu perusahaan dalam mengelola keuangannya.

7. Lembaga Konsumen
Lembaga ini akan membantu konsumen dalam memperjuangkan haknya. Jika ada masalah antara konsumen dengan produk perusahaan, maka lembaga konsumen akan membantu konsumen.

8. Kelompok Khusus
Contohnya seperti kelompok sosial, kelompok pecinta alam, dan lain-lain

9. Pihak yang Berkepentingan Lain
Memperhatikan lembaga atau organisasi lain yang berhubungan dengan bisnis yang dijalankan. Jika kita terjun ke dalam bisnis rumah sakit, maka kelompok dokter, paramedis, pasien, dan lainnya harus diperhatikan.

TUJUAN DAN PEMANFAATAN PERENCANAAN

Perencanaan juga memiliki tujuan yang sudah dikemukakan oleh Stephen Robbins dan Mary Coulter, Berikut tujuan-tujuan tersebut :

1. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
2. Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
3. Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
4. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.  

      Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinanan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingaa manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungan tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen organisasi, Pertama adalah tujuan menjadi jelas dan terarah, semua komponen atau elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai. Kedua adalah semua bagian dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama, mereka juga memahami prosedur apa yang harus dilakukan yang sudah disepakati dalam perencanaan. Ketiga adalah menolong dan mengidentifikasi berbagai hambatan dan peluang, hal ini menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan. keempat adalah mebantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, seperti mengatur biaya dan waktu agar efisien dan efektif. Kelima adalah sebagai aktivitas pengawasan, pekerjaan harus berjalan sesuai prosedur kerja masing-masing. Keenam adalah membantu mengurangi risiko dan ketidakpastian, sehingga memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja dan meminimalisir ketidakpastian tersebut.

     Keberhasilan perencanaan dalam mencapai tujuan, mempunyai cara-cara agar tujuan tersebut dapat direalisasikan yaitu bahwa pimpinan dan bawahan organisasi harus bekerja sama merumuskan perencanaan, menentukan tujuan, menentukan standar kerja, dan memilih kegiatan yang akan dilaksanakan demi mendorong  tercapainya tujuan organisasi. Kemudian dalam tahap pelaksanaan kerja, bawahan atau karyawan harus menunjukkan kinerja terbaik dan memberikan kemampuan maksimal demi tercapainya tujuan dan di sisi lain pimpinan juga memberikan pengarahan dengan cara yang baik dan mampu memotivasi para karyawan. Setelah tujuan terealisasi, pimpinan dan bawahan hendaknya mengevaluasi tujuan tersebut dimana tujuan evaluasi adalah menemukan kekurangan dan kelemahan organisasi dalam pelaksanaan tujuan, mengurangin risiko yang sama untuk tujuan berikutnya, dan sebagai bahan pembelajaran.

MANFAAT PERENCANAAN YAITU :

1.      Standar pelaksanaan dan pengawasan.

2.      Pemilihan berbagai alternative terbaik.

3.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,.

7.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.      Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

9.      Menghindari kesalahan atau risiko.

10.  Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

11.  Memungkinkan koordinasi.

12.  Metode yang digunakan bisa lebih baik.

13.  Bisa berhemat atau ekonomis dana.

14.  Bisa menghemat tenaga manajemen.

15.  Sebagai dasar untuk pengendalian.

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN

Secara garis besar terdapat empat langkah dasar perencanaan yang dapat dipakai untuk semua kegiatan perencanaan pada semua jenjang organisasi. Langkah tersebut adalah :

Menetapkan sasaran

Kegiatan perencanaan dimulai dengan memutuskan apa yang ingin dicapai organisasi. Tanpa sasaran yang jelas, sumber daya yang dimiliki organisasi akan menyebar terlalu luas. Dengan menetapkan prioritas dan merinci sasaran secara jelas, organisasi dapat mengarahkan sumber agar lebih efektif.

Merumuskan posisi organisasi pada saat ini

Jika sasaran telah ditetapkan , pimpinan harus mengetahui dimana saat ini organisasi berada dan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan tersebut , sumber daya apa yang dimiliki pada saat ini. Rencana baru dapat disusun jika organisasi telah mengetahui posisinya pada saat ini. Untuk ini di dalam organisasi harus terdapat suasana keterbukaan agar informasi mengalir dengan lancar terutama data keuangan dan statistik.

Mengidentifikasi faktor faktor pendukung dan penghambat menuju sasaran

Selanjutnya perlu  diketahui faktor faktor, baik internal maupun eksternal , yang diperkirakan dapat membantu dan menghambat organisasi mencapai sasaran yang terlah ditetapkan. Diakui jauh lebih mudah mengetahui apa yang akan terjadi pada saat ini , dibandingkan dengan meramalkan persoalan atau peluang yang akan terjadi di masa datang. Betapun sulitnya melihat ke depan adalah unsur utama yang paling sulit dalam perencanaan

Menyusun langkah langkah untuk mencapai sasaran

Langkah terakhir dalam kegiatan perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternatif atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan ,m engevaluasi alternatif alternatif ini, dan memilih mana yang dianggap paling baik , cocok dan memuaskan.